Trazabilidad por lotes: por qué cumplir la ley no basta para retirar un producto

Son las nueve y media de la mañana y te llama tu proveedor para decirte que el lote de materia prima que te sirvió hace seis semanas venía mal.

La pregunta que viene después es siempre la misma, y siempre incómoda: ¿dónde acabó ese lote? En cuántas órdenes de fabricación entró, qué producto terminado salió de ahí y a qué clientes se les envió.

En la mayoría de fábricas esa respuesta no se consulta. Se reconstruye. Alguien baja al archivo a por los albaranes de entrada, otro repasa seis semanas de partes de producción, y entre los dos intentan acordarse de en qué máquina se abrió aquel palé. Dos días después tienes una respuesta en la que no confías del todo, y aun así vas a tener que tomar con ella una decisión de decenas o cientos de miles de euros.

Lo llamativo es que, mientras tanto, lo más probable es que estés cumpliendo la ley. Al pie de la letra.

Lo que vas a encontrar aquí

• Lo que la ley te obliga a saber, y lo que deja en tus manos
• Los cuatro momentos en los que se escribe la trazabilidad
• Tres decisiones que deciden si tu trazabilidad sirve para algo
• Por dónde empezar sin montar un proyecto de seis meses
• Fuentes

Lo que la ley te obliga a saber, y lo que deja en tus manos

La trazabilidad en la industria europea tiene un artículo fundacional: el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002, de aplicación obligatoria desde el 1 de enero de 2005. Lo que exige cabe en una frase: tienes que poder identificar quién te suministró cada producto y a quién se lo suministraste tú.

Es el principio que se conoce como una etapa atrás, una etapa adelante, y en la práctica se traduce en tres tramos que conviene no mezclar:

• Trazabilidad hacia atrás: qué entró, de quién y cuándo. Tus albaranes y facturas de entrada.
• Trazabilidad interna o de proceso: qué pasó con eso dentro de tu fábrica. Qué lote de entrada acabó en qué lote de salida.
• Trazabilidad hacia delante: qué salió, hacia quién y cuándo. Tus albaranes de salida.

El artículo 18 te exige el primero y el tercero. El del medio, no. Las guías oficiales de aplicación son explícitas en esto: el Reglamento no impone ningún sistema concreto de trazabilidad interna y deja en manos de cada operador decidir con qué grado de precisión la lleva.

Ahí está toda la historia. Una auditoría rutinaria comprueba que tienes registros. Una retirada comprueba que esos registros están enlazados. Y son dos cosas distintas: puedes tener un archivo impecable de todo lo que entra y de todo lo que sale, y ser incapaz de unir un extremo con el otro.

La ley cubre las dos costuras con el exterior. El recorrido del lote dentro de tu planta es cosa tuya.

La ley te pide los dos extremos de la cadena. Una retirada te pregunta siempre por el eslabón del medio.

Qué te va a pedir cada sector

Si fabricas en alguno de estos sectores, la trazabilidad por lotes no es una buena práctica: es una condición para operar.

Y si no estás en ninguno de ellos, tampoco te libras del todo: en cuanto tu cliente sea un fabricante grande, la trazabilidad te la va a exigir su pliego de compras, que suele ser bastante menos comprensivo que un inspector.

Los cuatro momentos en los que se escribe la trazabilidad

La trazabilidad no es un documento que se rellena. Son cuatro momentos concretos del día en los que alguien tiene que anotar algo mientras está haciendo otra cosa:

1. La recepción. Llega el material y se apunta el lote del proveedor, no el tuyo: su código, la fecha de recepción y la de caducidad si la tiene.
2. El consumo. Se abre ese palé y se lleva a una orden de fabricación. Aquí nace el enlace: este lote de entrada, en esta orden.
3. La transformación. La orden produce un lote nuevo. Se registra el identificador que le das, la cantidad, quién lo hizo, en qué máquina y las variables de control que importen en tu proceso: temperatura, peso, mezcla, número de colada.
4. La expedición. Ese lote sale hacia clientes concretos, en cantidades concretas.

Haz el ejercicio en tu propia planta y verás que el 1, el 3 y el 4 los tienes razonablemente cubiertos: hay un albarán de entrada, hay un parte de producción y hay un albarán de salida. El que falta casi siempre es el 2.

Y no es casualidad. Los otros tres ocurren en momentos administrativos, con alguien sentado delante de un ordenador. El consumo ocurre a pie de máquina, con las manos ocupadas y con prisa. Es el único de los cuatro que le pides a un operario en mitad de su trabajo, y es justamente el que convierte tres listas independientes en una cadena.

Tres decisiones que deciden si tu trazabilidad sirve para algo

Hasta aquí, el qué. A partir de aquí, lo que separa una trazabilidad que funciona de otra que solo existe dentro de un archivador.

Son tres decisiones, y lo interesante es que ninguna es tecnológica: cómo de fino cortas los lotes, cuándo se escribe el dato y dónde vive. Se toman una vez, casi siempre sin darse cuenta, y condicionan todo lo que venga después.

1. La anchura del lote decide el tamaño de tu retirada

La primera es la que menos gente toma conscientemente y la que más dinero vale: cómo de ancho es un lote.

La Directiva 2011/91/UE, que regula la indicación del lote en los productos alimenticios, lo define como un conjunto de unidades producidas o envasadas en circunstancias prácticamente idénticas, y añade algo decisivo: el lote lo determina el propio fabricante. Nadie va a venir a decirte dónde poner el corte.

Míralo con números. Un turno de ocho horas que saca 4.000 unidades:

• Si declaras un lote por turno, una desviación en la mezcla de las 10:15 te obliga a inmovilizar las 4.000.
• Si declaras un lote por orden de fabricación —pongamos ocho al día—, inmovilizas 500.

El esfuerzo de registro es prácticamente el mismo. La retirada, ocho veces menor.

Mismo turno, misma producción, mismo esfuerzo de registro. Ejemplo ilustrativo.

Por eso la trazabilidad se parece más a una franquicia de seguro que a un coste administrativo: no evita el siniestro, decide cuánto pagas cuando ocurre. Y esa cifra la fijas tú, mucho antes de que pase nada, el día que decides dónde cortas los lotes.

Dicho esto, más lotes también son más registros, y ahí sí hay un equilibrio real que cada planta tiene que encontrar. La regla práctica: que el corte lo marque el proceso, no el calendario. Cambio de mezcla, cambio de bobina, cambio de molde, cambio de colada. Donde cambia algo que puede salir mal, empieza un lote nuevo.

2. El problema no es el papel, es el momento

Decidida la anchura, la segunda decisión no va de cuánto registras, sino de cuándo.

Y conviene ser justos con el papel: un parte bien rellenado a pie de máquina traza perfectamente. El papel no miente.

Lo que falla no es el soporte, es cuándo se escribe. El operario tiene las manos ocupadas, decide apuntarlo «en un momento», y al final del turno el número de lote de la tercera bobina ya no es un dato: es un recuerdo. Al día siguiente alguien pasa ese papel a un Excel, y ya llevas dos capas de reconstrucción sobre algo que ocurrió una sola vez y que nadie miró mientras ocurría.

De ahí sale la única regla que de verdad importa en esto:

Un dato de trazabilidad que no se captura en el instante en que ocurre no es un dato. Es una estimación.

Y por eso digitalizar la producción no funciona por el hecho de ser digital. Funciona cuando el registro está donde ocurre la acción: en el puesto, en dos toques, dentro de la misma pantalla en la que el operario ya está declarando lo que fabrica. Si le pides que vaya a otro sitio a apuntarlo, has vuelto al papel con pasos de más. Es exactamente el mismo motivo por el que la experiencia de usuario en planta decide si un proyecto de digitalización acaba teniendo datos o no.

3. La cadena se rompe entre sistemas, no dentro de ellos

Aunque cortes bien los lotes y captures en el momento, queda un tercer sitio por el que la trazabilidad se escapa. Y este no está en planta, sino en la arquitectura.

Fíjate en el recorrido de un lote: nace en el almacén con la recepción, vive en la orden de fabricación, se valida en calidad y muere en la expedición. Cuatro áreas que en muchas fábricas son cuatro sistemas distintos, o tres sistemas y una libreta.

Cada tramo puede estar perfectamente registrado y aun así no haber trazabilidad, porque la trazabilidad solo existe de extremo a extremo. Una cadena rota por un punto no es una cadena a medias: no es una cadena.

Es la misma costura que aparece al intentar llevar la planta con el módulo de fabricación de un ERP: cada pieza funciona bien en su terreno y el enlace se queda en tierra de nadie. Y es la razón de fondo por la que existen los sistemas MOM, que ponen almacén, producción, calidad y expedición a trabajar sobre el mismo dato en lugar de sincronizar cuatro copias. En Bold el lote es literalmente el mismo objeto desde que entra por la puerta hasta que sale en un albarán.

Por dónde empezar sin montar un proyecto de seis meses

• Decide la anchura del lote antes que ninguna otra cosa. Condiciona todo lo demás y no cuesta dinero: cuesta una reunión. Un lote por orden de fabricación suele ser un punto de partida razonable.
• Cierra primero el eslabón que falta. El consumo. Aunque la recepción y la expedición sigan en papel un mes más, ese es el enlace que no tienes, y sin él los otros tres no valen.
• Captura donde ocurre. No hace falta hardware nuevo: la tablet o el móvil que ya hay en planta leen un código igual de bien que un lector de gama alta. Lo que hace falta es que el registro viva en la misma pantalla donde el operario ya está trabajando.
• Empieza por la línea con más riesgo, no por la más fácil. El objetivo no es tener trazabilidad en el 100 % de las referencias, es tenerla donde una retirada te dolería de verdad.

Fuentes

• Reglamento (CE) 178/2002 — artículo 18: obligación de identificar proveedores y clientes (una etapa atrás, una etapa adelante), aplicable desde el 1 de enero de 2005.
• Guía de trazabilidad alimentaria, Gobierno de Aragón — desarrollo de los tres tramos de trazabilidad y confirmación de que el Reglamento no impone ningún sistema concreto de trazabilidad interna.
• Directiva 2011/91/UE — definición de lote y atribución de su determinación al propio productor, fabricante o envasador.
• AESAN, Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición — criterio de la autoridad española en materia de trazabilidad alimentaria.

Conclusión

La trazabilidad por lotes no se consulta: se construye. La consulta es la parte fácil —cualquier sistema decente responde en segundos si el dato está—, y toda la dificultad está en que ese dato se escriba solo, en el momento exacto en que ocurre, sin que nadie tenga que acordarse de nada tres semanas después.

Puesta así, deja de ser una cuestión normativa y pasa a ser lo que realmente es: una decisión de diseño sobre cómo trabaja tu planta. Quien la toma a tiempo responde a una llamada como la del principio en una tarde. Quien no la toma, la acaba tomando igual: por omisión, y el día que le llaman.

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